Stadgar

för föreningen Fotevikens byalag

Dessa stadgar har antagits av det konstituerande årsmötet den 25:e augusti 2019.

Grundläggande bestämmelser

§ 1 Namn och säte

Föreningens namn är Fotevikens byalag och har sitt säte i Vellinge kommun i Sverige.

§ 2 Ändamål och verksamhet

Fotevikens byalag är en ideell förening med syfte att studera och förmedla vikingatida och medeltida historia. Föreningen är också en stödförening till Fotevikens museum med adress museivägen 27, 236 91 Höllviken, nedan kallat Museet.

§ 3 Föreningens sammansättning

Föreningen består av de fysiska personer som är upptagna i föreningen som medlemmar.

§ 4 Beslutande organ

Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen.

§ 5 Regler för den aktiva verksamheten

Föreningens verksamheten äger till stor del rum på ett historiskt museum och på andra platser där det ställs höga krav på lämplighet, kunskap samt medlemmens klädsel och annan personlig utrustning. Föreningen får därför besluta om ytterligare regler för den aktiva verksamheten. Styrelsen ansvarar för att stifta och uppdatera sådana regler. Reglerna gäller efter att de fastställas på ett årsmöte, eller på annan typ av medlemsmöte, om årsmötet så beslutar. Sådana regler får ej stå i strid med dessa stadgar. Regler som stiftats enligt denna paragraf benämns fortsättningsvis “§ 5-regler” i dessa stadgar.

§ 6 Firmateckning

Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt eller av en eller flera särskilt utsedda personer. Firmatecknare ska vara myndig.

§ 7 Verksamhets- och räkenskapsår

Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår.

§ 8 Tolkning av stadgar

Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen fram till nästa årsmöte.

§ 9 Upplösning av föreningen

För upplösning av föreningen krävs beslut med minst 2/3 av antalet avgivna röster på två på varandra följande årsmöten. Endast ett av dessa möte får vara ett extra årsmöte.

Vid upplösning av föreningen ska föreningens tillgångar skänkas till Fotevikens museum och föreningens handlingar ska lämnas för arkivering i ett föreningsarkiv.

§ 10 Ändring av stadgar

För ändring av § 9 och § 10 krävs beslut med minst 2/3 av antalet avgivna röster på två på varandra följande årsmöten. Endast ett av dessa möte får vara ett extra årsmöte.

För övriga ändringar av dessa stadgar krävs beslut med minst 2/3 av antalet avgivna röster på ett årsmöte.

Föreningens medlemmar

§ 11 Medlemskap

Medlemskap beviljas endast till fysiska personer. Ansökan om medlemskap får avslås om det kan antas att vederbörande kom­mer att motarbeta eller skada föreningens ändamål eller intressen, samt för aktivt medlemskap även enligt eventuella § 5-regler. Medlemskap beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderät­ten till.

Beslut att avslå medlemsansökan ska fattas av styrelsen. I beslutet ska skälen redovisas samt anges vad den som söker medlemskap ska iaktta för att överklaga beslutet. Överklagan hanteras i första hand av styrelsen och i andra hand av årsmötet. Styrelsens beslut gäller dock tills saken prövats vid årsmötet. Styrelsen ska vid årsmötet redovisa beslut om nekat medlemskap som fattats sedan föregående årsmöte.

Det finns två huvudkategorier av medlemmar, aktiva och passiva. En aktiv medlem kan vara antingen provmedlem eller fullvärdig medlem. En person kan även utses till hedersmedlem.

1. Passiv medlem

Den som vill stödja föreningens verksamhet utan att aktivt delta i verksamheten kan välja att vara passiv medlem. Passiv medlem blir även aktiva medlemmar som inte uppnår krav för aktivt medlemskap enligt § 5-regler, men som fortsätter betala avgiften.

2. Aktiv medlem

En aktiv medlem stödjer även föreningens ändamål genom att delta i föreningens och Museets aktiviteter. För att bli fullvärdig medlem krävs det att man under en tid är provmedlem och då bygger upp sin kunskap och visar sin lämplighet i att agera självständigt vid Museet. Beslut rörande aktiva medlemmar ska följa § 5-regler.

3. Hedersmedlem

Beslut om att erbjuda hedersmedlemskap till en person kan endast fattas på årsmöte. Personen är hedersmedlem först då denne accepterat erbjudandet. En hedersmedlem har samma rättigheter och skyldigheter som en fullvärdig medlem med undantag av att denne är befriad från kravet att betala medlemsavgift.

§ 12 Medlemsavgifter

Medlemsavgiftens storlek för nästkommande år fastställs på årsmötet. Medlemsavgift för nästkommande år kan ej betalas innan den är fastställd.

§ 13 Utträde

Medlem som vill utträda ur föreningen anmäler detta skriftligen till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlemsavgift återbetalas ej vid utträde.

Medlem vars medlemsavgift för efterkommande år ej kommit föreningen tillhanda senast den 31 december anses ha begärt sitt utträde ur föreningen denna dag.

§ 14 Varning, avstängning och uteslutning

Styrelsen kan besluta om att en medlem ska tilldelas en varning, avstängas från den aktiva verksamheten i högst sex månader eller uteslutas från föreningens om denne:

  • motarbetat föreningens syfte.
  • skadat före­ningens verksam­het, ändamål eller intressen.
  • brutit mot regler i dessa stadgar.
  • som aktiv medlem brutit mot § 5-regler.
I beslutet ska skälen redovisas samt anges vad medlemmen ska iaktta för att överklaga beslutet. Överklagan hanteras i första hand av styrelsen och i andra hand av årsmötet. Styrelsens beslut gäller dock tills saken prövats vid årsmötet.

En aktiv medlem som ej längre är tillräcklig aktiv enligt § 5-regler får av styrelsen beslutas vara passiv medlem. En fullvärdig medlem ska ges en varning minst ett år och högst två år innan sådant beslut får fattas.

Styrelsen ska vid årsmötet redovisa beslut som fattats med stöd av denna paragraf sedan föregående årsmöte.

§ 15 Återinträde

En medlem som lämnat föreningen på egen begäran eller på grund av utebliven betalning och haft ett uppehåll som varit kortare än sex månader kan återuppta sitt medlemskap utan förnyad ansökan genom att betala medlemsavgift.

Önskar en person som blivit utesluten återinträda som medlem i föreningen får detta endast beviljas efter beslut på ett årsmöte.

§ 16 Medlems rättigheter och skyldigheter

Medlemmar i denna föreningen ska verka för föreningens verksamhet och ändamål och får ej skada eller motarbeta föreningens intressen eller verksamhet. Vidare ska medlemmar följa dessa stadgar och om tillämpligt även § 5-regler.

Medlemmar som medverkar i aktiviteter som ej har arrangerats av föreningen får ej utge sig för att delta i föreningens namn, eller officiellt representera denna, om det ej har beslutats av styrelsen eller på ett årsmöte.

Medlemmar har rätt att ta del av allmän information om föreningens verksamhet samt årsmötesprotokoll. Aktiva medlemmar har även rätt till information rörande föreningens angelägenheter i den aktiva verksamheten.

Aktiva medlemmar har rätt att delta i av föreningen ordnade aktiviteter och träffar som dock kan vara begränsade i mån av plats, kompetens, sektionstillhörighet eller liknande. För deltagande kan avgifter förekomma. Passiva medlemmar får bjudas in att delta efter styrelsebeslut.

Då föreningen erkänner e-post som skriftlig kommunikation ska varje medlem ha en aktuell och fungerande e-postadress registrerad hos föreningen.

Medlem godkänner genom sitt medlemskap att föreningen får behandla personuppgifter i syfte att bedriva ändamålsenlig verksamhet i enlighet med vid var tid gällande föreningsstadgar och i enlighet med eventuella övriga villkor för behandling av personuppgifter som beslutats av föreningen.

Årsmöte och extra årsmöte

§ 17 Tidpunkt, kallelse

Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls i mars eller april månad på tid och plats, i Skåne län, som styrelsen bestämmer. Styrelsen ska kalla till årsmötet minst tre veckor före mötet. Kallelse ska skickas till medlemmarnas e-postadress.

Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening ska det anges i kallelsen.

§ 18 Förslag att behandlas av årsmöte

Såväl aktiv medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas på årsmöte. Förslag från aktiv medlem ska vara styrelsen tillhanda senast den sista januari för att behandlas på årsmötet.

§ 19 Rösträtt och yttranderätt

Alla medlemmar som deltar på årsmötet har yttranderätt. Rösträtt har endast fullvärdiga myndiga medlemmar som har betalt medlemsavgiften senast 30 dagar före mötet. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud.

§ 20 Beslutsförhet

Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.

§ 21 Beslut och omröstning

Beslut fattas vanligtvis med acklamation såvida ingen begär öppen eller sluten votering.

Med undantag för de i § 9 och § 10 nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom att det alternativ som fått det högsta antalet avgivna röster vinner. Vid lika röstetal är ordförande utslagsgivande.

§ 22 Valbarhet

Till ledamot i styrelsen kan endast fullvärdiga medlemmar väljas, Museets representanter behöver dock ej vara medlemmar. Till valberedningen kan alla medlemmar väljas. Revisorer behöver ej vara medlem i föreningen. För alla förtroendeuppdrag krävs dock att personen ska vara myndig.

§ 24 Ärenden vid årsmötet

Vid årsmötet ska följande behandlas och beslut protokollföras:

  1. Mötets öppnande.
  2. Fastställande av röstlängd för mötet.
  3. Val av ordförande för mötet.
  4. Val av sekreterare för mötet.
  5. Val av två protokolljusterare.
  6. Fråga om mötet har utlysts enligt stadgarna.
  7. Fastställande av dagordning.
  8. Medlemsärenden enligt § 14.
  9. Redogörelse av föregående års verksamhet.
    1. Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret.
    2. Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret.
    3. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- och räkenskapsåret.
  10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för föregående år.
  11. Presentation av Museets styrelserepresentanter.
  12. Val till styrelse.
  13. Val av revisor och revisorsuppleant.
  14. Val av två ledamöter till valberedningen varav den ena är sammankallande.
  15. Fastställande av medlemsavgifter för nästkommande år.
  16. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för året.
  17. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna.
  18. Mötets avslutande.

Om det finns medlemsärenden enligt punkt 7 ska dessa protokollföras i separat protokoll som endast är tillgängligt för styrelsen, i förekommande fall ska årsmötesprotokollet endast hänvisa till det separat protokollet.

§ 25 Extra årsmöte

Styrelsen får kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 1/3 av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning ska göras skriftligen och innehålla skälen för begäran.

När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte ska den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte ska tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på samma sätt som kallelse till årsmöte. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt, beslutsmässighet, omröstning och valbarhet gäller vad som sägs i §§ 19, 20, 21 och 22.

Valberedningen

§ 26 Sammansättning, åligganden

Valberedningen består av två ledamöter, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Senast två veckor före årsmötet ska valberedningen meddela styrelsen sitt förslag som ska presenteras på årsmötet.

Vid extra årsmöte som innebär val till styrelse- eller revisorsuppdrag ska valberedningen sammanträda omgående vid kallelse och redovisa sitt förslag vid mötet.

Revisorer

§ 27 Revision

Revisor och revisorssuppleant har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga handlingar för det räkenskaps- och verksamhetsår de är valda att granska. Revisorn ska inte ingå regelbundet på styrelsemöte och vara oberoende av dem som de har att granska. Föreningens räkenskaper ska vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna ska granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet där de också tillstyrker eller avstyrker frågan om styrelsen ansvarsfrihet för det gångna året.

Styrelsen

§ 28 Styrelsens sammansättning

Styrelsens ska minst ha följande fyra ledamöter; ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör. Utöver detta får ytterligare högst fyra ledamöter ingå i styrelsen, som benämns ledamot ett till och med fyra. Ordförande, kassör samt ledamöter med jämnt nummer väljs jämna år. Vice ordförande, sekreterare samt ledamöter med udda nummer väljs udda år. Alla ledamöter har därmed i normalfallet en mandattid på två år.

I styrelsen ingår också två representanter som utses av Museet varav en är en ordinarie och en är suppleant. Suppleanten har endast rösträtt om ordinarie är frånvarande. Museets ska meddela vilka representanter man valt och meddela styrelsen detta senast en vecka innan årsmötet. Museets representanter har en mandattid på ett år.

Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt.

§ 29 Styrelsens åligganden

När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelseledamöter valda av föreningen ska - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Representant och suppleant utsedda av Museet ska även tillvarata Museets intresse.

§ 30 Styrelsemöte

Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter samt Museets representanter kallats och då minst tre ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av närvarande ledamöter bifaller. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende ska avgöras genom skriftlig omröstning eller att styrelsemöte ska hållas i form av video- eller telefonsammanträde. Vid sammanträde ska protokoll föras.

§ 31 Överlåtelse av beslutanderätten

Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, arbetsutskott, kommitté eller annat organ, till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande ska fortlöpande underrätta styrelsen härom.